Guide pour les organisateurs

S'inscrire et se connecter

Allez sur S'inscrire comme partenaire sur la page d'accueil, ou directement sur la page de connexion du portail. Il vous suffit d'un nom, d'une adresse e-mail et d'un mot de passe pour commencer — votre compte démarre avec 0 crédit, et vous complétez vos informations d'entreprise plus tard sous Paramètres du compte.

Mot de passe oublié ? Cliquez sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion — vous recevrez un e-mail avec un lien pour définir un nouveau mot de passe.

Votre tableau de bord

Après connexion, vous voyez immédiatement votre tableau de bord, divisé en trois parties :

• Actif aujourd'hui — événements pour lesquels les coureurs peuvent commander une médaille aujourd'hui sur le site public.
• Planifiés — événements à venir.
• Passés — événements dont la date est dépassée, avec une recherche par nom ou date.

En haut, vous voyez aussi vos crédits restants. Dès que ce nombre atteint zéro (ou moins), votre prochaine visite affiche un avertissement avant de pouvoir continuer à travailler — les crédits ne s'arrêtent pas brutalement, un solde négatif est simplement facturé par la suite.

Créer un nouvel événement

Cliquez sur + Nouvel événement. Vous obtenez un écran de configuration avec 4 onglets : Événement, Forme de la médaille, Mise en page du texte et Réglages du laser. Sur l'onglet Événement, vous renseignez :

• Nom et date de la course.
• Événement de test — cochez ceci pour masquer l'événement aux coureurs, afin de pouvoir tester tranquillement quelle que soit la date.
• Prix et devise par médaille.
• Activer le paiement — si décoché, chaque commande est confirmée gratuitement (pratique pour tester tout le parcours sans Stripe).

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et appliquer la configuration pour sauvegarder vos modifications, sur chaque onglet.

Configurer le chronométrage

Toujours sur l'onglet Événement, choisissez comment les coureurs retrouvent leur temps :

• RaceResult.com (lien) — collez le lien API de votre compte RaceResult.com pour cette course.
• Triatlon Vlaanderen (recherche) — recherchez votre course dans le calendrier de Triatlon Vlaanderen (affiche les 30 prochains jours par défaut) et sélectionnez-la. Si une course comporte plusieurs catégories (ex. Individuel + Trio), elles sont toutes automatiquement incluses dans la recherche le jour de la course.
• Saisie manuelle — pas de système de chronométrage connecté ? Le coureur saisit alors lui-même son nom et son temps final à la borne.

Concevoir la médaille

Sur l'onglet Forme de la médaille, choisissez la forme :

• Cercle ou Rectangle — indiquez les dimensions (mm).
• Personnalisée (photo/vecteur) — pour une médaille à la forme propre et unique (ex. une silhouette ou une forme avec des découpes). Deux façons de la fournir :
  • Tracer une photo : téléversez une photo de la médaille, indiquez sa vraie largeur/hauteur (mm), et cliquez sur Tracer. La forme (découpes comprises) est détectée automatiquement et affichée dans l'aperçu en direct.
    Conseil pour un résultat optimal : photographiez sur un fond uni avec un bon contraste (un tapis de découpe avec grille fonctionne très bien — de fines lignes sur une seule couleur ne posent pas de problème, et une grille vous aide aussi à lire directement les bonnes dimensions). Évitez un motif en damier ou en mosaïque aux couleurs très contrastées, qui perturbe la détection. Photographiez à la verticale, droit au-dessus, et laissez le ruban hors du cadre autant que possible.
  • Téléverser un SVG : votre fournisseur de médailles vous a donné un dessin vectoriel (ex. un fichier .ai ou .pdf) ? Exportez-le ou enregistrez-le d'abord en SVG (un clic suffit dans Illustrator, Acrobat ou le logiciel gratuit Inkscape), téléversez le fichier, et indiquez sa vraie largeur/hauteur (mm) pour la bonne échelle.

L'aperçu en direct à droite montre instantanément comment le texte s'adapte à la forme choisie — pour une forme personnalisée avec des découpes, le texte est automatiquement réduit pour ne jamais tomber dans une découpe.

Placer le texte et le logo

Sur l'onglet Mise en page du texte, vous réglez pour chaque élément de texte (nom de l'événement, nom de l'athlète, temps final, message supplémentaire) la position, la rotation, la police, la taille et le gras. Vous pouvez aussi simplement faire glisser chaque élément de texte dans l'aperçu en direct à droite, et saisir le coin de l'élément pour le redimensionner ou le point pour le faire pivoter.

Vous pouvez aussi y ajouter un logo (PNG, JPEG ou GIF) et, si votre système de chronométrage fournit des temps intermédiaires, afficher jusqu'à 3 temps intermédiaires (ex. natation/vélo/course) avec leurs propres libellés.

Réglages du laser

Sur l'onglet Réglages du laser, vous définissez le type de laser (fibre galvo ou diode GRBL) ainsi que les réglages de puissance, vitesse, fréquence et nombre de passages, aussi bien pour le tracé d'aperçu que pour la gravure effective. Un doute sur les bonnes valeurs ? Testez d'abord sur une chute avant de passer en direct sur un événement.

Enregistrer et réutiliser des configurations

En haut de l'écran de configuration se trouve la bibliothèque de configurations : elle permet d'enregistrer une configuration complète (forme, mise en page du texte, laser, logo) sous un nom, et de la recharger plus tard pour un autre événement — pratique si vous utilisez régulièrement la même médaille. Vous pouvez aussi exporter une configuration vers un fichier (ex. pour la partager avec un collègue) et l'importer à nouveau plus tard.

Connecter l'ordinateur de la borne

Pour graver effectivement, vous avez besoin du logiciel de borne sur un ordinateur portable connecté à votre graveur laser (voir le guide de la borne pour l'installation). Pour connecter cet ordinateur à un événement :

1. Allez dans Paramètres du compte → Connexion borne et copiez votre jeton API personnel.
2. Sur l'ordinateur de la borne, ouvrez l'application opérateur et allez sur la page de connexion.
3. Collez votre jeton, choisissez l'événement dans la liste, et confirmez.

Une fois connecté, votre tableau de bord affiche quelle(s) borne(s) sont actives pour chaque événement, avec un statut en ligne/hors ligne. Si vous avez plusieurs bornes sur le même événement (ex. 2 lasers côte à côte), cela fonctionne simplement — les commandes ne sont jamais récupérées en double.

Acheter des crédits

Chaque médaille gravée consomme 1 crédit. Via Acheter des crédits dans votre tableau de bord, choisissez un pack (plus le pack est grand, plus le prix par crédit est bas) et payez via Stripe, ou demandez une facture que vous réglerez manuellement plus tard. Dès que votre solde atteint zéro, vous n'êtes pas bloqué : les crédits supplémentaires utilisés sont facturés par la suite, mais vous devez confirmer cela une fois avant de pouvoir continuer à travailler.

Rapports et export

Sous Rapports, choisissez une période (ex. les 30 derniers jours, ou une plage personnalisée) et consultez le nombre de médailles vendues, le chiffre d'affaires, et la répartition entre paiement en ligne, espèces à la borne et carte à la borne — au total comme par événement. Avec Exporter en CSV, téléchargez ces chiffres pour Excel ou votre comptabilité.

Paramètres du compte

Sous Paramètres du compte, vous gérez :

• Nom de l'entreprise, coordonnées et adresse.
• Votre numéro de TVA — avec validation automatique.
• Votre propre connexion Stripe (pour les paiements des coureurs sur le site public).
• Votre mot de passe.
• En bas, vous trouvez aussi l'option de fermer votre compte — vos données et statistiques sont conservées ensuite, mais vous ne pouvez plus vous connecter.

Connecter Stripe (recevoir des paiements)

Pour recevoir les paiements des athlètes, connectez votre propre compte Stripe. Stripe traite le paiement et verse l'argent directement sur votre compte — nous n'intervenons jamais entre les deux.

1. Créez un compte sur stripe.com (ou connectez-vous si vous en avez déjà un) et suivez la vérification d'entreprise propre à Stripe (numéro d'entreprise, compte bancaire). Ceci n'est nécessaire que pour recevoir des paiements live (réels) — les tests fonctionnent immédiatement, sans vérification.
2. Dans le tableau de bord Stripe, allez dans Developers → API keys. Copiez la Publishable key (commence par pk_) et la Secret key (commence par sk_).
3. Collez les deux dans le portail partenaire sous Paramètres du compte → Stripe.
4. Copiez également l'URL du webhook affichée là par le portail (en bas du même onglet, cliquez dessus pour la sélectionner).
5. Dans le tableau de bord Stripe, allez dans Developers → Webhooks → Add endpoint, et collez cette URL comme adresse de point de terminaison.
6. Sous « Events to send », sélectionnez au moins payment_intent.succeeded (et éventuellement payment_intent.payment_failed), puis confirmez.
7. Stripe affiche ensuite un Signing secret (commence par whsec_) — copiez-le et collez-le dans le portail sous Webhook secret. N'oubliez pas d'enregistrer.

Stripe sépare strictement les clés/webhooks de test et de production. N'hésitez pas à tester d'abord entièrement en mode test ; répétez ensuite ces étapes avec vos clés live une fois prêt à recevoir de vrais paiements.

Questions fréquentes

Je ne vois pas d'événement « actif aujourd'hui » sur mon tableau de bord, alors que la date est correcte ?
Vérifiez que l'événement n'est pas accidentellement défini comme « Événement de test » — les événements de test n'apparaissent jamais sur la page de recherche publique, quelle que soit la date.

Un coureur ne retrouve pas son nom lors de la recherche ?
Vérifiez votre réglage de chronométrage (voir point 4) — il se peut que le lien vers RaceResult.com doive être mis à jour, ou que la course ne soit pas encore correctement liée chez Triatlon Vlaanderen.

La borne affiche « hors ligne » ?
Vérifiez que l'ordinateur a toujours une connexion internet, et utilisez si nécessaire le bouton Sync now sur le tableau de bord opérateur de la borne elle-même.